加强合同管理可有效降低公立医院经营中存在的风险，清晰的业务管理流程及健全完善的合同管理制度是控制风险的有效方法，也是顺利开展工作的保障。

  医院业务类型复杂，合同种类繁多，包括设备、药品、耗材、办公设备等货物类;保洁、保安、布草洗涤等服务类;装修改造等零星工程类;软件采购、运营维保等信息化类等。传统管理模式下，合同相关信息及合同审核过程资料数据采集困难，手工处理工作量大，且审核质量把控困难，合同管理审批过程耗时长，使得合同管理难度较大。

  公立医院内控管理办法中，对合同管理的内控要求有健全合同管理制度，这其中包括医院应当建立健全合同管理制度，建立合同业务决策机制、工作机制、审核机制、监督机制、纠纷协调机制等 ;合同归口管理，明确相关部门职责权限;合理设置合同管理岗位，做到不相容岗位分离;优化合同管理流程，做到事前、事中、事后的全周期管理，并与预算、收支、采购管理相结合，实现业务的全流程管理等。

  本文以合同管理内部控制视角，梳理合同的调查谈判过程、订立过程、履行过程、结算验收过程的风险点，提出管控措施，结合信息化管理，预警监测风险，实现合同全流程信息化管理。

  合同管理系统上线运行的效果

  2021年某公立医院为控制合同管理风险，上线了合同管理平台，将合同管理过程中的各个流程节点按照内控管理的要求纳入管理机制当中。通过合同管理平台的应用，解决了日常合同审核过程中普遍存在的流转时间长、审批流程不清晰以及意见反馈不明确等问题，提高了合同审核的效率，实现了合同管理的管控目标。

  (一)审批流程明确及意见公开透明

  根据医院合同管理制度及合同管理流程，按各项业务的管理要求量身搭建与之匹配的审批流程并嵌入合同类型选择中。经办人通过选择与目标合同匹配的合同类型即可获取正确的审批流程，省去了以往审前无序低效的沟通。

  合同处在审批流程中时经办人和相关科室及课题负责人可实时查看当前合同审批状态及审核意见，合同相关的信息和意见面向全部相关人员做到全透明。缩短了合同签订前会签的审批时间，提升了合同审核工作的效率，同时也降低了人为干预审批的风险。

  (二)规范合同模板，提高审计效率

  为保证合同内容的完整性及合同条款的合法性，按照业务类型草拟合同模板，经律师审核通过后将合同模板上传至系统模板中，经办人根据业务需要选取对应的合同模板，改变了因合同条款适用性问题导致的合同签审不顺畅现象，提升了合同审核部门处理格式类合同的工作效力，也降低了一些非标合同条款给医院带来的法律风险。

  (三)合同档案信息进一步结构化

  合同编号在审批流程完成后自动生成，有效避免了以往人工编号频发的合同编号乱序的情况。合同审批流程结束后可自动生成合同档案，且相关档案的呈现具备结构化特点，可按科室、类型、时间段和金额等多维度进行查询。方便相关经办人查询日常合同签审进度的同时，还能透过结构化的合同信息数据生成多口径的统计报表和数据视图，助力全院合同的管理监督和计划调控。

  (四)合同审核常见问题的多样化应用

  在日常合同审批过程中，审核人员往往会针对合同的方方面面提出各种问题。合同管理系统设置专门的审核问题数据字典，在问题提交的同时分门别类地将问题存储在专门的问题库内，方便审核人员在遇到同类问题时快速提取历史问题，提升了问题描述的统一度。此外，审核人员可以对合同审核常见问题进行提炼分析，通过在一段时间内问题呈现的频率及趋向性，为内控管理的预警机制提供有力的依据支撑。

  (五)承上启下搭建链式业务流桥梁

  合同管理系统作为业财一体化对应的内控管理中的一个环节，具有承上启下的作用。通过向上承接采购结果的相关业务数据，向下关联报销支出环节，提升了业务链条的匹配度和一致性。在合同申请单中设置了各个公共字段，如采购项目编号和支付环节的字段集 ( 包含支付时限、支付条件、支付条件对应的标的物校验、支付金额 )，这些字段数据可在其他各个内控管理模块中得到复用，减少了手工输入可能带来错误的同时也打通了业务流程。

  合同管理常见问题及风险

  合同管理系统的应用，虽然解决了一些常见问题，但依然存在一些顽症。本文从合同管理系统应用后仍存在的问题入手，分析其中存在的风险，并提出相应的解决方法。

  (一)年末合同审核数量明显增加

  每年年末财务部门封账前合同数量都明显增加。

  医院相关部门为达到预算执行率的考核指标，科研项目负责人为了避免课题或项目资金被收回，或是部分申请了财政资金的项目为了赶在最后时刻完成支付进度，往往会在年底突击签订合同，给合同审核部门带来高强度工作负荷的同时，还会导致降低对合同方的资质审核力度、忽视对合同中不合理支付条款的约束力度，甚至存在为了花钱而虚构合同的现象，造成了合同审核工作的效率和精度大幅下降。

  (二)合同执行日期早于签订日期

  合同管理系统的上线，解决了很多在合同管理中存在的审批流程不清晰，被审合同各科室间流转时间过长等问题，但仍无法避免大量导致双方权责不清，签章即违约的倒签合同现象发生。

  部分项目因时间紧、任务重，导致经办人在办理合同事宜时忽视正确的采购管控流程，存在事先履行合同、付款后补签合同的现象。另外，业务科室往往重业务轻管理，只注重项目完成情况，认为只要完成任务，合同双方意向一致就可以通过补签合同的办法快速达成款项的支付，而忽视了项目执行过程中的合理性原则，法律和规则意识淡薄。这种情况会使医院面临合同主体资质不合格、资信及履约能力差、合同约定不清晰、合同履行违背合同约定等多种易引发法律纠纷的风险。

  (三)合同履行地点与合作单位注册地点不一致

  该问题常见于医院服务类合同。如委托一家所在地为A地的公司做某项检测，但合同履行地为B地。这种情况可能存在合同在履行过程中被转包给第三方的风险。异地执行的合同，在履行过程中也会出现不利于对服务质量的把控，导致合同成果不符合要求的风险。

  (四)试验材料未经归口管理部门统一采购

  医院科研材料的采购通常由课题项目组自行采购，导致材料的出入库工作往往流于形式，只是出于配合报销手续的需要。虽然库管员在出入库单上签了字，但并未真正做到实质性的管理。造成项目组从采购到合同签订再到资产管理的全流程自行管理，未做到不相容岗位分离。

  (五)验收标准过于笼统

  验收标准是考核合同完成情况的重要内容，在合同审核过程中常见以“达到甲方要求”的模糊描述作为验收标准的条款或者干脆不提及验收标准。一方面使医院或相关经办科室无法对合同方的服务成果进行量化考核，另一方面可能带来由验收标准不明确而导致纠纷和争议无从解决的风险。

  另外，有的采购合同只对到货规格数量进行验收，忽视了货物在使用后的质量验收。这往往导致院方货物还未验收就已支付了大部分甚至全部货款，使采购和使用部门后续无法对合同方在退换货的工作中形成有效的约束力。

  (六)以招标方式进行采购的合同审核滞后

  医院以招标方式进行采购的事项一般是签约金额达到一定标准应履行的必要流程，涉及招标事宜的合同管理是医院内控管理的重中之重。但有些报审合同在还未审核时已实际完成招标采购流程，合同条款中存在的缺陷和招标合同模板不适合实际业务导致的条款错位也已成为既定事实。这致使合同审核部门只能检查采购过程是否按照招标文件中的合同模板签订合同，而无法对合同价款支付、验收、考核等实质性条款进行改动，也就失去了对一些合同履行的关键要素进行事前把控的机会。

  (七)拆分合同规避正常的采购程序或采购方式

  在合同审核中偶有出现一年内与同一供应商签订的同规格同型号的采购合同。医院制度规定达到一定金额的采购项目应经过党委会或院长办公会审批，部分采购项目为了规避采购流程，拆分项目，签订多个同样的合同，可能导致采购价格并非最优结果，并增加了采购中的舞弊风险。除了可能违反医院的采购制度，超过限额标准后，还有可能违反相关法律规定的采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物和服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购的条款，造成医院采购方式违法违规的风险。

  加强合同管理风险管控的措施

  (一)制度建设部分

  1. 完善合同管理制度

  全面梳理合同管理流程，明确紧急事项采购管理流程中合同管理的相关管控要求，增强各部门间的沟通，建立合同管理的沟通协调机制。

  (1)明确科研材料采购的归口管理部门，做到不相容岗位分离。

  (2)对于以招标方式采购的项目，将合同审核关口前移，在编制招标文件过程中对合同进行提前审核，避免事后控制时效性不足的窘境。

  2. 强化合同管理风险评估

  公立医院内部控制管理办法明确规定应每年至少开展一次风险评估，医院应制定详细可行的风险评估方案，使其具有可操作性，避免风险评估流于形式。各业务部门应根据自身业务可能存在的风险制定相应的防控措施。

  3. 加强合同管理培训

  加强对合同管理制度的普及性培训，各科室可设置2—3名合同管理专员负责本科室所有合同事宜以避免人员更迭导致的培训成果归零。归口管理部门定期对合同管理专员进行培训，强调合同管理流程中的关键风险点，可有效避免倒签、补签合同现象的频发。

  (二)信息化建设部分

  1. 加强对合同主体资质的审核

  在合同管理系统的基础上，引入合同方资质联动审核机制，使系统可根据录入的合同方名称自动关联相关企业信用网站，识别和获取合同方主体的资质、信用、经营范围和风险提示信息等相关内容。另外，可研发将合同主体注册地与合同履行地自动比对的功能，及时发现和提示相关风险。

  2. 加强业财一体化建设

  合同管理是医院业务流程的一部分，合同管理系统的上线是医院信息化管理迈出的一大步，可考虑进一步加强信息化建设，按业务流程增加预算、采购、合同、支付、验收业务模块，严格控制预算，明确采购计划，并定期提示预算执行进度，督促科室严格按照采购计划开展工作，避免年底突击花钱所带来的风险。

  (三)加强对合同的监督评价

  加强对合同的监督与评价，主动跟踪合同履行的重要节点，实现合同管理全生命周期的跟踪管理与监督，包括合同完成质量及成果的评价，将评价结果纳入相关部门或项目组的绩效考核范围，促进合同管理水平的提升。

  (四)引入前置预警机制

  将采购招标法律法规和医院“三重一大”制度中对采购标的、采购方式和金额范畴的标准预制到系统中，同一预算年度同一供货商同一采购标的超过规定的采购金额时，业财一体化系统在生成采购计划时及时给予采购方式提示，促使采购经办人通过合规的方式完成采购项目。在合同申请环节，系统也可以根据采购预警标记扫描年度内可能引起拆分合同风险的合同集合，抓出风险点，及时拦截风险合同。