近年来，作为国家科技创新主力军的公立医院获得来自各种渠道的课题项目数量以及资助经费额度快速增长。科研经费大部分用于购买消耗性科研物资及科研相关服务，采购零散、品种多、专业性强，相关采购流程在线下进行，存在采购制度不健全、采购渠道不透明、采购过程难以追溯监管等问题，影响科研经费使用效率效果。“放管服”政策要求在确保科研经费使用合规的前提下扩大科研经费自主使用权，传统的线下粗放式管理方式已不再适用。医院急需采取信息化手段强化对科研活动的管理、监督工作，实现提质增效。

  1.科研物资及服务采购的主要问题

  1.1缺乏统一的采购制度

  科研物资及服务采购涉及试剂、耗材、办公用品、测试分析服务、数据服务等多方面，医院并未针对科研物资及服务采购制定统一的采购流程;也未采用专门的平台进行采购;而是采用科研部门归口管理，招标、国资、合同、法务、后勤等多部门协同配合，财务部门负责事项审核及支付结算的方式进行采购。由于各部门沿用原有管理制度，制度间存在管理范围重合、管理方式矛盾等情况，导致科研采购流程流于形式，出现纠纷无法解决，并给课题结题留下隐患。

  1.2科研供应商物资质量、价格无法监管

  科研产品因专业性强、技术含量高，产品间差异大等问题，很难制定统一分类及标准化规范。市场上提供科研物资服务的供应商数量众多，公司资质和产品质量参差不齐，供应商供货渠道难以保证，以次充好、掺杂、掺假等问题屡屡发生。医院并未建立统一的科研采购平台对供应商进行监管，缺乏信息共享及反馈机制。

  课题组根据科研任务和计划进行采购，由于各组研究内容不同，对采购的产品及服务需求多样化，且时效性要求较高。因此，各课题组难以集中采购，而是进行高频、小额采购，单次采购量低，议价能力弱，无法获得规模优势。

 1.3采购流程管控有盲区

  在现行采购模式下，课题组自行联系供应商询价、采购、收货、开票，拿到发票后到科研部门进行“形式上”的审查审批后即可到财务部门报销。采购流程缺少第三方验收及科研实物管理环节，这就导致课题组若购入假货、次货，易处于无保护的境地。再者，采购过程不公开且难以追溯，增加了采购本身的盲目性和风险性。此外，采购全流程为线下签字审批，存在模仿签字、自行更换审批人等风险，违反了内部控制的要求。

  1.4纸质发票存储、接收风险高

  课题组根据采购情况联系供应商线下开具纸质发票，外地供应商采取发票邮寄的方式，有发票丢失的风险。课题组往往积攒发票集中报销，发票经手人较多，有人为遗失发票的风险;尤其是到了年底集中报销时，若课题负责人名下存在多个课题，报销人要进行发票和课题的匹配，更易混淆和丢失发票。

  供应商开具大量纸质发票，财务人员采取抽检的方式对发票票面的真实性进行核验，缺乏可追溯的采购行为证明业务发生的真实性，不能杜绝医院接收假发票、虚开发票的可能性，使医院面临审计、税务等方面的风险。医院规定单次报销达到设定金额时需提供采购合同，并通过院级领导审批。因此，为减少报销环节，部分课题组出现拆分发票、分散报销的行为，导致课题财务状况与实际使用情况脱节，违背了内部控制的要求;更有部分课题组为应付中期、结题审计或担心到期经费收回，要求供应商预先开出大量发票进行突击报销，违背了过程控制的原则，存在套取科研经费的嫌疑。

  1.5课题组存在垫付资金的风险

  一般情况下，课题组购买物资服务时需先行垫付资金，取得发票后到财务部门报销，零散报销行为发生频繁，交易笔数多、耗时长。根据《中央预算单位公务卡管理暂行办法》的要求，采购人需使用公务卡进行垫付，消费留痕。公务卡为信用卡，若报销流程长，收款时间不确定，采购人需先自行还款，可能遭受损失资金、利息的风险。同时，存在部分课题组对公务卡使用规定不甚了解，经常使用其他银行卡支付甚至现金支付的现象，导致交易可追溯性差，真实性难以判断，无法满足监管需求。

  2.科研物资及服务采购的改进策略

  科研物资及服务采购流程长、风险控制细节繁多，传统线下管控方式耗费人力多、易出现错漏，效率低下。随着科技的发展和“大智移云物区”技术在医院的应用，根据《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)、《科技部教育部发展改革委财政部人力资源社会保障部中科院印发〈关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见〉的通知》(国科发政〔2019〕260号)、《国务院办公厅关于抓好赋予科研机构和人员更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》(国办发〔2018〕127号)等文件的要求，医院要完善管理章程、管理制度，优化机构设置，改进报销方式，推进无纸化报销，并充分利用“大数据”提高管理效率。因此，医院应建设科研物资及服务采购平台(以下简称采购平台)，采用信息化手段在重塑业务流程的基础上将关键控制点内置到系统中，逐步实现自动化的内部控制，有效减少人为因素对内部控制的干扰，提高控制的准确度及效率。

 3.采购平台建设思路及要点

  3.1建设思路

  根据《公立医院内部控制管理办法》的要求，采购平台建设应以规范业务活动有序开展为主线，以信息化为支撑，从制度、流程和系统3方面进行采购平台建设。一是制定采购平台管理制度和供应商管理办法，规范采购平台运行;二是梳理、重塑采购业务流程，使其更加贴合业务需求，从而提高采购工作效率;三是整合与采购平台关联的业务系统，合理设置数据流转路径和操作流程，实现从采购预算开始到采购计划、支出审批、合同签订、验收、付款全流程规范化、线上化，将内部控制要求植入系统，实现高效管控。

  3.2建设要点

  3.2.1指定归口部门，制定管理制度。医院应设置科研采购管理部门。科研采购管理部门结合医院现有招标、采购、资产管理制度，在优化业务流程、明确内部控制风险点的基础上制定专门的科研物资服务采购制度及采购平台管理制度，对科研行为进行监管。科研采购管理部门对采购平台内的业务进行分类管理，确定每种业务流程及归口管理部门，明确归口部门管理责任及系统角色，由归口部门对分管业务进行准入审核、业务审批及考核评价，确保业务监管的全面性、有效性。

  3.2.2制定供应商管理办法。采购平台应建立从供应商准入、商品上架、配送、评价、奖惩的全生命周期管理办法。准入时，供应商登录采购平台上传营业执照、产品资质、法人证书等信息，采购平台连接工商系统、企业资质查询系统对供应商及其法定代表人进行资质审查，系统审查通过后，管理部门对供应商进行筛选。供应商上架商品时，管理部门对供应商提供商品的资质、质量描述进行审查，防止高价商品、与供应商销售资质不符的商品出现在平台上。采购平台要建立供应商同类型商品比价、竞价机制，当采购人在主页面输入购买物品关键词时，同类物品按价格或好评率排序展示，采购人按需求选择所需物品。供应商送货后，采购人对供应商的商品质量、配送服务进行打分评价，系统根据打分生成供应商评级。采购平台要建立供应商黑名单，若供应商存在长期不送货情况、商品质量问题、发票伪造问题等则进入黑名单，黑名单内的供应商不得再与医院发生交易。

  3.2.3重塑采购流程。线下采购流程缺乏对实物及采购过程的管控，为完善流程管理，管理部门通过梳理业务流程，明确控制节点，重塑适用于线上采购的科研物资采购流程。在采购平台内设置课题负责人、采购人、验收人、归口管理部门负责人、院领导、平台管理员等多个角色，根据管理职能赋予对应的操作权限。将采购平台与预算管理系统、经费管理系统、办公平台、合同管理平台、发票管理平台、财务核算系统、电子档案系统联通，实现数据有效流转。

  采购人在发起采购需求后，采购平台自动将采购流程推送至课题负责人及归口管理部门进行线上审批;审批通过后供应商发货并在系统内上传送货凭证;收货后由采购人指定的验收人员进行验收，验收通过后订单完成。采购平台定期汇总订单，将订单总额及明细通过OA推送至院领导进行线上审批，审批通过后供应商开具发票、财务部门支付。采购平台通过全流程自动化管理，执行了不相容职务相分离、授权审批、归口管理的内部控制措施，使采购活动从决策、执行到监督环节实现有效分离、权责对等，全程可追溯。

  3.2.4全面应用电子发票。为强化科研经费发票管理，采购平台全面推行电子发票应用。采购平台将通过院领导审批的订单推送给供应商，供应商核对订单与发货信息无误后开具电子发票并上传至采购平台。采购平台联通医院发票管理平台，对电子发票进行验真、查重、票面校验和金额一致性核对。采购平台对核验通过的发票进行锁定，关联单据付款后进行发票核销，从而形成闭环管控。

  公立医院通过电子发票的全面应用，规避了纸质发票遗失和收到假发票的风险。采购平台内电子发票与采购订单关联，发票开具的时间与金额由系统确定，而非课题组与供应商线下沟通，避免发票拆分情况的出现;采购平台内每1张发票都可溯及业务源头，采购行为全流程可追溯，解决了发票与订单匹配问题的同时杜绝了预先开票、预支经费的可能性。

  3.2.5采购平台集中支付。采购平台将通过审批且发票核验无误的订单推送至财务部门，财务部门对同一供应商进行汇总支付，并在采购平台内回传支付状态。通过平台批量支付，课题组将零散频繁报销的模式转变为多次采购集中支付，大大减少交易数量，利于供应商对账，同时无须课题组使用公务卡垫付资金，节省了课题组报销、查账的时间，使其有更多精力投入到相关研究中。

  4.思考

  4.1采购平台建设需考虑系统安全性及系统集成

  采购平台内控管理要重视对平台本身的控制。若信息系统本身存在漏洞，则建立在其基础上的内控机制就成为了空中楼阁。医院应选择有实力、信誉良好、易沟通的系统供应商，通过合同书面明确对方职责和保密机制，定期检查业务流程及系统权限设置，并检测数据库有无后台删改痕迹、数据有无对外泄露风险;同时聘请专业机构对信息系统安全性进行专项审计，防范系统风险。

  采购平台运行需要与医院多系统进行数据传输、状态反馈，如HIS、科研管理系统、合同管理系统、财务核算系统、银医支付系统等。采购平台建设要充分考虑现存系统的特性，合理安排系统权限及优先级，建立数据质量管理制度，明确数据共享与交互的规则和标准，保证数据传输的准确性和稳定性。

  4.2采购平台助力信息化审计

  第三方对科研课题审计以事后审计为主，一般采用抽样检查的方式，在科研账表中抽取部分记录作为样本，检查对应的财务账目、系统交易记录，从而推断科研经费总体使用、管理情况。抽样检查缺乏全局性，无法发现系统性问题。采购平台储存医院全部科研课题信息及交易数据，为科研经费审计提供了大数据基础，审计方式可转为智能化审计、平台化审计，从抽样审计转变为全面审计，从而提高内控监督职能。